Wat is een sociaal intranet?

Interne communicatie is binnen iedere organisatie belangrijk. Zeker als het gaat om het delen van kennis en het betrekken en verbinden van medewerkers. Een sociaal intranet als centraal intern communicatiemiddel helpt hierbij.

Informatiebehoefte gebruiker centraal

Op een sociaal intranet communiceren medewerkers met elkaar en werken ze samen. Het is een interactief en dynamisch platform, dat voor iedere medewerker binnen de organisatie toegankelijk is. Binnen een sociaal intranet staat de informatiebehoefte van de gebruiker centraal. De gebruiker bepaalt namelijk zelf welke informatie voor hem of haar relevant is. Het is een digitale werkplek dat medewerkers ondersteunt in hun dagelijkse werkzaamheden. Via een sociaal intranet blijf je op de hoogte van het organisatienieuws en kan je waardevolle informatie en belangrijke documenten in een handomdraai vinden. Ook is een sociaal intranet de ideale onboardingstool voor nieuwe medewerkers.

Voor grote en kleine organisaties

Een sociaal intranet is geschikt voor grote en kleine organisaties. Of het nu gaat om een grote organisatie van honderden medewerkers of een bedrijf met slechts enkele collega’s. Werken je collega’s verspreid over verschillende vestigingen? Of ben je zelf vaak op pad? Dan is een sociaal intranet ook erg waardevol. Via één tool communiceer je makkelijk en snel met elkaar, op afstand. Maar ook als jouw organisatie niet zo groot is, zijn er veel voordelen. Denk aan het eenvoudig opzoeken van externe contractgegevens, relevante wet- en regelgevingen, het delen van bedrijfsnieuws of veranderingen en het gebruik van een slimme zoekfunctie.

Laagdrempelige interne communicatie

Kortom: een sociaal intranet is een communityplatform dat samenwerken makkelijker én leuker maakt voor iedereen. Binnen een sociaal intranet staan laagdrempelige interne communicatie en gebruiksgemak centraal. Het is een veilige en gestructureerde digitale verzamelplaats waar je alles vindt wat je moet weten binnen jouw organisatie. Dat scheelt veel tijd!

Verschillen met een traditioneel intranet

Wat zijn de verschillen tussen een sociaal intranet en een traditioneel intranet? Een belangrijk verschil is de manier van communiceren. Een traditioneel intranet wordt vaak door één afdeling beheerd, is statisch en gericht op het delen van organisatienieuws. Dit wordt voornamelijk formeel en in één richting gecommuniceerd. We noemen dit top-down communicatie: het zenden van informatie naar medewerkers. Vaak zie je dat het management- of communicatieteam van de organisatie de nieuwsberichten en interne ontwikkelingen op het intranet deelt. Hierdoor blijft er geen of weinig ruimte over voor medewerkers om op een toegankelijke manier te communiceren en informatie te delen.

Interactief, persoonlijk en informeel

Binnen een sociaal intranet kunnen álle medewerkers op een interactieve en laagdrempelige manier informatie delen en zo dus een eigen bijdrage leveren. De medewerkers worden veel meer in de informatievoorziening betrokken. Dit zorgt ervoor dat een social intranet leeft, de interne betrokkenheid wordt vergroot en de sfeer persoonlijk en informeel is.

Samenwerken in groepen

Ook maken sociale intranetten het makkelijk om in groepen samen te werken. Door groepen aan te maken voor bijvoorbeeld afdelingen en projecten, kunnen medewerkers eenvoudiger hun kennis delen. Zo wordt ook de informatieoverload, zoals de hoeveelheid e-mails, aanzienlijk verminderd.

Standaard én maatwerk

Een ander verschil is dat een traditioneel intranet vrijwel altijd op maat gemaakt wordt voor één specifieke organisatie. Een sociaal intranet zoals Teamly wordt vaak niet specifiek voor één klant ontwikkeld. Via een licentie kun je gebruikmaken van een al ontworpen format. Met behulp van onze specialisten kun je dit format zo efficiënt mogelijk laten inrichten. Hierdoor reflecteert het sociaal intranet het imago van het bedrijf.

Voordelen van een social intranet

De voordelen van een social intranet voor organisaties zijn erg divers. We zetten de kansen van een social intranet voor je op een rij:

• Eén centrale plek
  Alles op één plek. Een social intranet zorgt ervoor dat je maar één omgeving nodig hebt. Het vervangt alle verschillende interne kanalen en systemen binnen de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan e-mail, posters, memo’s, nieuwsbrieven en WhatsAppgroepen. Het sociale intranet is dé centrale plek voor alle interne communicatie. Ook voorkom je hiermee een informatieoverload en neemt het interne e-mailverkeer af.

• Kennis delen
  Een sociaal intranet stimuleert kennisdeling met collega’s en zorgt ervoor dat afdelingen en teams minder langs elkaar heen werken. Ben je op zoek naar waardevolle informatie over een bepaald onderwerp? Of wil je jouw expertise delen waar collega’s wellicht iets van kunnen leren? Een sociaal intranet is de plek waar je laagdrempelig jouw kennis en kunde kunt delen. Zo is ieders expertise voor alle (toekomstige) collega’s beschikbaar. Ook kan je makkelijk antwoord geven op vragen van collega’s, deelnemen aan discussies en meningen van collega’s peilen.

• Samenwerken in groepen
  Samenwerkingsmogelijkheden in afdelingsoverstijgende groepen? Dat kan op een sociaal intranet. Een gedeeld platform, waar je tegelijkertijd aan projecten en documenten kunt werken, stimuleert co-creatie en het uitwisselen van ideeën. Zo deel je eenvoudig kennis, informatie en documenten met een bepaalde groep collega’s.

• Persoonlijk
  Een social intranet maakt het voor iedere medewerker mogelijk om de omgeving naar eigen behoefte in te richten. Zo kies je zelf welke informatie je wilt volgen of welke informatie juist niet relevant is voor jou. Het social intranet wordt op deze manier jouw gepersonaliseerde digitale werkplek. Ook is het mogelijk om leuke content met je collega’s te delen, zoals het uitwisselen van tips. En ben je bang wéér de verjaardag van die ene collega te vergeten? Dat gebeurt je nu niet meer!

• Overal bereikbaar
  Medewerkers bereiken een social intranet via de computer, smartphone of tablet. Het intranet is beschikbaar op het moment dat het voor jou relevant is. Waar en wanneer dat ook is. Zo ben je niet afhankelijk van tijd, locatie en device.

• Eenvoudig
  Een sociaal intranet is toegankelijk en gebruiksvriendelijk. De overzichtelijke lay-out en eenvoudige werkwijze van een sociaal intranet doen je vast denken aan andere social media kanalen, zoals Facebook, LinkedIn en Instagram. Alle medewerkers kunnen nieuwsberichten of posts binnen groepen liken en delen of erop reageren.

• Makkelijk zoeken en vinden
  Een slimme zoekfunctie die je direct brengt wat je zoekt is essentieel voor een social intranet. Medewerkers kunnen met één zoekopdracht alle pagina’s, documenten of groepen snel doorzoeken voor de juiste informatie. Zo heb je in een handomdraai de bestanden gevonden waar je anders lang naar op zoek zou zijn geweest. Maar ook het makkelijk vinden van medewerkers valt hieronder. Door een smoelenboek kun je in contact komen met alle collega’s in de organisatie en vind je hun namen, gezichten en contactgegevens.

• Slimme koppelingen
  Een sociaal intranet biedt de mogelijkheid om slimme koppelingen te maken. De kans dat jouw organisatie met verschillende bedrijfsapplicaties werkt, is namelijk groot. Denk aan salarisstroken, declaraties, urenadministratie en roosters. Een social intranet is het knooppunt dat deze systemen met elkaar verbindt. Zo hebben medewerkers direct vanuit het sociaal intranet toegang tot alle applicaties die zij nodig kunnen hebben tijdens hun werkdag.

• Kostenbesparend
  Een sociaal intranet is goed voor de portemonnee. Waarom? Een traditioneel intranet wordt vaak per organisatie ontwikkeld. Dat kost natuurlijk veel tijd en dus geld. Bij een sociaal intranet maak je gebruik van de dienst. In feite heb je een abonnement of een licentie op het gebruik van de digitale werkplek. Zo betaal je met Teamly per gebruiker per maand. Dit kan al vanaf € 1,50 per medewerker per maand, inclusief service- en onderhoudskosten.

Functionaliteiten van een sociaal intranet

Wat zijn de functionaliteiten van een sociaal intranet? We zetten de mogelijkheden voor je op een rij:

• Het dashboard
  Het dashboard is de homepage van het sociaal intranet. Zo lees je er het laatste nieuws, recent geplaatste berichten in de groepen die je volgt, mededelingen, openstaande vacatures en kalenderitems. In één oogopslag zie je wat er binnen de organisatie speelt.

• Groepen
  Een sociaal intranet bestaat uit groepen, waarin je kennis deelt en samenwerkt. Breng de juiste collega’s samen, plaats een nieuwtje, deel bestanden, start een discussie of like berichten van elkaar. In het overzicht vind je alle bestaande groepen bij elkaar. Een medewerker kan zelf ook nieuwe kringen aanmaken.

• Weten & regelen
  Alle thema’s en onderwerpen binnen het bedrijf geordend in een alfabetisch overzicht: dat is ‘Weten & regelen’. Weten & regelen wordt ook wel de bedrijfsencyclopedie van de organisatie genoemd. Hier vind je een verzameling van kennis, documenten, handboeken, regelingen en protocollen.

• Notificaties
  Een andere functionaliteit van een sociaal intranet is het versturen van pushnotificaties, bijvoorbeeld als je een belangrijk bericht onder de aandacht wilt brengen. Ook ontvang je notificaties als er een like of reactie op jouw geplaatste post is. Zo ben je altijd bij.

• Single sign-on (SSO)
  Medewerkers willen zo min mogelijk drempels als zij het social intranet gebruiken. Met single sign-on is telkens opnieuw inloggen verleden tijd. Door SSO log je één keer in op alle devices en maak je eindeloos gebruik van het social intranet.

• Nieuws
  Corporate nieuws uit de organisatie wordt gedeeld in de nieuwsfeed. Zo zijn medewerkers altijd op de hoogte van het nieuws dat ze moeten en willen weten. En kunnen ze het nieuwsbericht liken of reageren.

• Vacatures
  Ook het delen van vacatures is een mogelijkheid binnen een social intranet. In het vacatureoverzicht vinden medewerkers openstaande interne en externe vacatures terug, lezen ze meer informatie over de vacature en solliciteren ze gemakkelijk en snel via het sollicitatieformulier.

• Collega’s
  Wie werken er allemaal binnen de organisatie? Het smoelenboek geeft antwoord op deze vraag. Je vindt er je collega’s met contactgegevens. Ook kan je zelf je profiel vullen. Wie ben je, wat is je functie en wat kan je goed? Door tags toe te voegen maak je je profiel nog beter vindbaar.

• Kalender
  Welke activiteiten en evenementen worden er allemaal binnen het bedrijf georganiseerd? In de kalender vind je alle items terug.

• Mededelingen & polls
  Binnen een sociaal intranet deel je urgente mededelingen voor alle medewerkers op het dashboard en peil je de mening van collega’s.

In de praktijk: de kracht van een sociaal intranet

Organisaties kiezen om verschillende redenen voor een sociaal intranet. In cases vertellen bedrijven wat het sociaal intranet hun organisatie en medewerkers brengt:

1. Jeugdzorgspecialist Juvent en zorgorganisatie Zorgstroom werkten jarenlang met een traditioneel intranet. Beide intranetten waren verouderd en gericht op het zenden van informatie. De organisaties hadden behoefte aan een sociaal en interactief intranet, waarbij medewerkers kennis met elkaar delen, zelf verantwoordelijk zijn voor de onderlinge communicatie en de juiste informatie snel weten te vinden. Bij beide organisaties heeft de komst van hun sociaal intranet hier absoluut een bijdrage aan geleverd.
2. Medewerkers op afstand met elkaar verbinden. Dat biedt het social intranet de collega’s van consultancybedrijf Kinran. Bij Kinran werken de meeste medewerkers namelijk voor een groot deel gedetacheerd. Daardoor is er behoefte aan meer onderling contact en interactie. Hun social intranet is de plek waar interne nieuwsvoorziening mogelijk is, maar ook informeel contact tussen collega’s.
3. Sociaal werkbedrijf Dethon had behoefte aan centrale en transparante interne communicatie binnen de organisatie. Het re-integratiebedrijf is onderverdeeld in meerdere divisies, verspreid over diverse regio’s. Mede door de verschillende afdelingen en afstand tussen de vestigingen ontstond er een eilandencultuur. Het sociaal intranet zorgt nu voor eenduidige interne communicatie en meer verbinding.
4. Bij telecombedrijf DELTA Fiber konden medewerkers op hun vorige intranet niet altijd vinden wat ze zochten. Er was behoefte aan een slimme zoekfunctie, structuur in de aangeboden content en aan duidelijkheid over waar medewerkers welke informatie konden plaatsen. Hun nieuwe social intranet biedt de medewerkers structuur, overzicht, eenvoud en gebruiksgemak.

Lees de uitgebreide cases door hieronder op een van de afbeeldinge te klikken.

Meer weten?

Heb je vragen over het gebruik van een sociaal intranet? Of ben je benieuwd wat een sociaal intranet voor jouw organisatie en medewerkers kan betekenen? Neem dan gerust contact met ons op. We helpen je graag met het beantwoorden van je vragen!